Závazky řízené umělou inteligencí — 1 FTE nahrazeno celoročně, další 2 během hlavní sezóny.
Faktury zpracovávány ručně, se sezónním najímáním na každou špičku
Mezinárodní výrobce zpracovával závazky ručně – faktury přicházely v desítkách formátů od stovek dodavatelů a každá vyžadovala klasifikaci, extrakci dat, validaci oproti nákupním objednávkám a zaúčtování do ERP. Celoročně tato činnost zabírala jednu plnou pracovní pozici. Během čtyřměsíční sezónní špičky společnost najímala dva další dočasné pracovníky do oddělení závazků – každý rok, v opakujícím se cyklu.
Od příjmu e-mailem a v papírové podobě až po zaúčtování faktur v ERP – bez ručního zadávání dat
- Příjem faktur e-mailem, v papírové podobě a z dodavatelských portálů
- Klasifikace dokumentů a extrakce dat řízená umělou inteligencí
- Validace oproti nákupním objednávkám a záznamům o dodavatelích
- Automatizované zaúčtování do ERP
- Směrování výjimek lidským schvalovatelům pro okrajové případy
Tým AP nyní spravuje výjimky, vztahy s dodavateli a kontroly — nikoli faktury
Nahrazeny 3 FTE (1 celoročně + 2 během hlavní sezóny). Sezónní najímání bylo zcela zrušeno. Funkce AP se nyní zaměřuje na výjimky, správu dodavatelů a finanční kontroly.
Co automatizace závazků pomocí AI znamená pro výrobce s velkým objemem faktur
Výrobci s vysokým objemem faktur – zejména ti se sezónními špičkami – mají obvykle nadbytek zaměstnanců, aby pokryli nárazovou poptávku. Automatizace AP pomocí AI odstraňuje tuto špičku z personální rovnice a uvolňuje týmu ruce, aby se mohl soustředit na finanční práci s vyšší přidanou hodnotou.
Co jsme vybudovali (technicky)
Pipeline pro příjem faktur (e-mail, papír, dodavatelský portál), klasifikace dokumentů a extrakce pomocí OCR, validační engine pro párování s daty z nákupních objednávek a od dodavatelů, integrace s ERP pro automatizované účtování, infrastruktura pro směrování výjimek. Technické detaily najdete v našem technickém zázemí.